Raporlama, genel olarak bir iş sürecinin sonucunun, ilgili kişilere, önceden belirlenmiş olan bir formatta bildirilmesi olarak tanımlanmaktadır. Finansal raporlama ise belirli bir dönemdeki muhasebe işlemlerini içeren sürecin ürettiği ve mevzuat gereği düzenlenen mali tablolardır. Finansal raporlar şirket hakkında bilgi verse de, yöneticilerin ihtiyaç duyacağı bilgileri tam olarak içermezler. Yönetim raporlaması ise finansal raporlardaki bilgilerin yanı sıra; başta satış ve satınalma olmak üzere, üretim ve nakit hareketlerinin de detaylı olarak yer aldığı ve aylık periyotlarda hazırlanan raporlardan oluşmaktadır.
Neden Önemlidir?
Şirket yöneticilerinin doğru ve zamanında kararlar alabilmeleri amacıyla hazırlanan yönetim raporları, mevcut durum yakından takip edilerek, gerekli olan aksiyonları almadan önce doğru analizlerin yapılabilmesi ve riskleri tespit etme imkanına sahip olunması açısından çok önemlidir. Yönetim Raporlaması, aynı zamanda şirketlerin performanslarını ölçme aracıdır. Bunun için raporlar doğru, güvenilir ve yol gösterici olmalıdır. Yönetim raporlarında finansal bilgilerin yanı sıra; şirketin markası, pazar payı, müşteri memnuniyeti ve insan kaynakları gibi finansal olmayan bilgiler de yer alarak karar verme aşamasında değerleme ölçüsü olarak ele alınmaktadır.
Yönetim Raporlamasından Temel Beklentiler
Rapordaki bilgiler, görseller ve trend analizleri ile desteklenmelidir.
İç ve dış etkenlerin ölçümü yapılmalıdır.
Risk ve işletme sermayesi konularına yer verilmelidir.
Kısa ve öz bilgi içermelidir.
İşi etkileyen kararların alınmasına katkı sağlamalıdır.
İleriye yönelik projeksiyon sağlamalıdır.
Yönetim Raporlamasının Hazırlanabilmesi İçin Neler Gereklidir?
Standart raporlama formatının olması gerekir.
Raporlama takvimi önceden belirlenmelidir.
Raporlama, sektöre uygun olmalıdır. (kanal / ürün grubu / bölge vb.)
Raporlar kritik performans göstergeleri ile desteklenmelidir.
Sistemsel hatalar ve manuel düzeltmeler olmamalıdır.
Raporlardaki veriler tam olmalı, kaliteli ve görsel içeren analizlere yer verilmelidir.
İçerik çok uzun ya da çok kısa olmamalıdır.
Raporu hazırlayanların yetkin olması ve raporlama yapan birimlerin entegre çalışması gerekir.
Yönetim Raporları Hangi Bilgileri İçermelidir?
Birim başına bilgi içermelidir. (paket, adet ya da ton başına vb.)
Kritik Performans Göstergeleri içermelidir. (Ne çok az, ne çok fazla; “kritik” sayıda)
Fiili rakamların yanında bütçe rakamları ve geriye dönük en az bir ya da iki dönemlik bilgi içermelidir.
Kullanıcıların hızlı olarak anlayabileceği, görsel olarak ilişkileri açıklayan destekler kullanılmalıdır.
Karşılaştırmalar tutar bilgisinin yanında oransal ifadelerle de gösterilmelidir.
Sapmaların nedenlerini anlatan açıklamalar içermelidir.
Yönetim Raporları mutlaka ileriye yönelik projeksiyon içermelidir.
Tüm sayfalar aynı veri kaynağından oluşturulmalı, raporun farklı sayfalarındaki tabloların tutarlı olmasına dikkat edilmesi gerekir. Farklı birimlerden derlenen bilgilerin mutabakatı yapılmalıdır.
Operasyonel birimlerden alınan veriler ile finansal sonuçların ilişkisi kurulmalıdır.
Rakiplere ilişkin bilgileri içermelidir.
Yönetim raporlamasında beklentilerin karşılanabilmesi için veri kalitesinin yüksek olması, sistemsel hatalar ve manuel düzeltmelerin olmaması gerekir. Şirket içinde tüm sistemler entegre çalışmalı, sistem dışında ihtiyaç duyulan verilerin entegrasyonu sağlanmalıdır. Kaliteli bir analize vakit ayırabilmek için rapor süreçlerinde gecikme yaşanmaması gerekir.
Yönetim Raporlarının Hazırlanmasında Diğer Önemli Konular
Raporun hedef kitlesinin ihtiyaçlarını anlamak için çalışma yapılmalıdır.
Raporlama yapan kişiler, masa başında kalmamalı, operasyonel birimler ile sahaya çıkmalı, üretimi görmelidir.
İş modelini, ticaretin dinamiklerini anlamalı, “büyük resmi” görebilmelidir.
Sektörel deneyimi olmalıdır.
Şirket içinde kullanılan sistemler hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
Finansal analiz kabiliyeti olmalıdır.
Mali mevzuat ve vergi konusunda bilgi sahibi olmalıdır.
Teknik bilgi seviyesini tamamlamak için eğitim almalıdır.
Sonuç Olarak Yönetim Raporlaması;
Doğru
Güvenilir
Yön Gösterici
Hesap verilebilir
Hazırlayanlar ve kullananlar için benimsenen ve kullanılan olmalıdır.
